根據國家檔案局的數據統計，截至2008年，全國的檔案庫房面積已經達到285.6萬平方米，保存的檔案數量達到25284.5萬卷。此外，還有各種聲像檔案、電子檔案和縮微膠片檔案等，每年各地的檔案庫房還需要承擔大量的檔案進館儲存任務，導致絕大部分檔案庫房已接近飽和。因此，如何更有效地利用有限的檔案庫房資源，最大限度地發揮已有檔案庫房的保管能力，節約檔案庫房建設資金，成為各級檔案部門亟待解決的問題。另外，近年來檔案寄存中心在各地興起，檔案高密度存儲直接關系到寄存中心的經濟效益和社會效益。

二、項目描述

國家檔案館是市人民政府直屬的事業單位，是集中永久保管市級黨政機關、團體和企事業單位檔案資料的基地，同時也是市級愛國主義教育基地、政府公開信息查閱場所以及社會各方面利用檔案資料的中心。

三、項目建設目標

本方案旨在將RFID技術應用于高密度智能化檔案管理領域，充分利用自動化庫房和RFID技術的優勢，實現庫房信息管理的自動化以及檔案入庫和出庫作業的自動化，從而提高檔案的流通效率，在國內外各個行業，自動化倉庫的應用已經充分證明，使用自動化立體倉庫可以帶來巨大的社會效益和經濟效益。

本方案根據檔案資料的日常存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業務，對檔案流通進行動態管理，系統通過RFID作為信息載體，對每個檔案流通環節進行數據采集和監控，實現檔案業務辦理的自動化，取代傳統的紙質工作流程。這將極大提高檔案管理的整體業務管理能力，減少差錯率，實現數據共享，提高對檔案管理的效率，簡化管理流程，降低人員的勞動強度，為檔案管理提供更便捷、更有效的管理模式，提高服務水平，提升管理的綜合實力。

四、RFID技術在檔案管理中的應用

1、非接觸方式進行數據采集

RFID技術使得檔案管理者能夠通過簡單地將RFID標簽的檔案盒在RFID讀寫器前經過，實現非接觸方式進行數據采集，相比傳統的條碼和磁卡等介質，RFID技術能夠在惡劣環境下工作，并且不受表面污染的影響。

2、RFID標簽信息容量大，使用壽命長

RFID標簽具有較大的數據存儲容量，可以存儲檔案的基本信息和借閱記錄等重要數據。此外，RFID標簽的使用壽命較長，可以長期使用而不需要頻繁更換。

3、高安全性

RFID標簽具有密碼保護和獨一無二的識別碼，提供了較高的安全性保護措施，可以有效防止檔案數據的偽造和篡改。

4、抗污染性能強和耐久性

RFID標簽具有較強的抗污染性能，可以抵抗水、油和化學藥品等物質的影響。此外，由于數據存儲在芯片中，而非紙張等介質上，RFID標簽不易受到污損。

5、小型化和多樣化形態

RFID標簽在尺寸大小和形狀上沒有限制，可以適應不同的檔案管理需求。

6、穿透性強和無屏障閱讀

RFID技術可以穿透非金屬或非透明的材質，如紙張、木材和塑料等，進行數據的讀取和通信，相比之下，條形碼需要在近距離且沒有物體阻擋的情況下進行掃描。

7、防盜功能

RFID標簽可以與門型通道RFID天線配合使用，實現防盜功能，有效防止檔案丟失，并實現非法取走的報警功能。

8、適應環境要求

RFID標簽可以適應檔案管理中常見的消毒、防蟲等環境要求，不會導致標簽內存儲的數據丟失。

五、RFID檔案管理系統

1、系統整體架構規劃

本系統采用模塊化組件式進行設計，采用三層結構系統。可以根據實際需要進行搭配使用。三層結構分別為：數據提供層：數據提供層主要由兩個子系統組成，檔案庫子系統和查詢大廳子系統。業務邏輯層：業務邏輯層包括數據庫服務器系統和業務邏輯服務器兩個部分。用于數據的存取和業務邏輯的處理。外部接口層：該層由WEB應用服務器、中間件服務器以及目錄服務器組成。每個服務器都可以根據需要進行部署，服務器彼此獨立。本層提供外部應用訪問的接口和外部系統對接的接口。實現更多的應用支持和系統間對接的支持。

2、系統網絡圖規劃

（1）檔案庫系統架構規劃

檔案庫子系統在整個系統中承擔數據提供者和操作信息分發執行者的角色。檔案庫子系統采用模塊化進行設計，可以根據用戶的需要進行配置。倉庫終端系統主要由庫房的管理終端、RFID手持終端、RFID標簽、RFID讀寫器和通信網絡組成，提供RFID數據采集、操作指示、倉庫管理等功能。

（2）庫房管理終端

庫房管理終端是檔案庫子系統的核心。與業務邏輯服務器進行通信，接收業務邏輯服務器下發的的操作指令和數據，并把操作指令和數據分解下發到移動終端，接收移動終端的反饋信息并告知業務邏輯服務器。實現下屬模塊的控制，配合業務邏輯服務器實現系統之間的聯動。

（3）RFID手持終端

RFID手持終端通過無線網絡連接到庫房管理終端，接收管理終端下發的操作信息，并確認和反饋操作結果到管理終端，在需要生成新的RFID標簽時，RFID手持終端可以根據系統中提供的信息生成新的RFID標簽。

（4）RFID讀寫設備

該讀寫設備主要是指安裝在庫房進出通道兩側，用于掃描識別進出庫房物品的RFID標簽數據信息的設備，RFID讀寫器完成檔案數據進出倉庫的數據的讀取采集，并把采集到的數據傳送到管理終端。

（5）視頻監控系統

視頻監控系統以視頻的方式記錄倉庫區域的各種活動，在本系統中支持與視頻監控系統對接，控制視頻監控系統實時記錄檔案、人員進出倉庫，存放、盤點、查閱等操作過程。

（6）門禁系統

門禁系統用于倉庫人員進出的管理以及貴重品庫房的訪問管理，在倉庫的進出門內外分別安裝進入讀卡器和退出讀卡器，實現雙向刷卡鑒權和人員信息登記。對于機密庫房可以采用多卡模式或者N+1訪問模式，提供更高等級的訪問控制，檔案庫大門安裝兩對固定式RFID讀寫器、兩對紅外對射設備。為了檔案庫的美觀性，設備采用嵌入門框方式進行安裝。

（7）環境監控系統

本方案中集成環境監控功能，可以實時監控倉庫的溫度、濕度、震動等信息，并根據設定門限進行告警提示，有效改善庫房的環境。

（8）周邊防護系統

為了提高庫房的安全性，防止未授權人員非法進出庫房，在庫房進出口部署紅外對射等周邊防護設施。當有非法進出時，可以聯動視頻監控系統進行監控，并產生報警。

（9）查詢大廳子系統

由查詢工作站、自助查詢終端、LED顯示屏組成，部署于檔案查詢大廳，用于檔案管理人員和查詢人員的交互工作，查詢工作站用于檔案信息的查詢檢索；自助查詢終端提供自助查詢功能和排隊機的功能；LED顯示屏顯示系統提示信息和各檔案的檢索操作進度等信息。

（10）LED顯示屏

在庫房外配置LED顯示屏，用于顯示所對應庫房的環境情況、存儲情況、訪問信息等數據，有助于加強庫房的管理。

六、系統工作流程

1、檔案入館

（1）接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統，錄入的數據包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內容摘要等。通過RFID電子標簽打印機打印出一張RFID電子標簽，同時將檔案信息寫入電子標簽芯片中。電子標簽粘貼至檔案盒表面，標簽外表印有檔案名稱、編號、類別、密級等基本信息。

（2）粘貼好RFID電子標簽的檔案送至保管處進行存放。存放前，保管處工作人員通過RFID讀寫器對檔案RFID電子標簽進行掃描，登記入庫時間并設置具體的存放位置，從而在系統中建立檔案的入庫記錄。

2、檔案借閱

（1）借閱申請

在利用大廳安裝自助檔案信息查詢機，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過查詢機打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息(名稱和編碼)，同時，小票上也印有業務辦理的順序號，即查詢機也具有業務辦理自動排號的功能。

（2）借閱登記

借閱人出示相關證件和借閱小票，利用大廳操作員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息，確定后提交借閱申請記錄;對于某些必須要領導審批的檔案，檔案館領導可以通過軟件進行在線審批，審批后借閱審計記錄生效。

（3）檔案查找

每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統，一旦有新的借閱申請，系統會自動將記錄顯示在計算機屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號、存放位置等，工作人員按照申請記錄進行檔案查找。

查找完成后，工作人員必須通過讀卡器對RFID電子標簽進行掃描，完成檔案出庫登記，系統中記錄檔案出庫時間、出庫檔案編號。

（4）檔案借出

保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶前，必須在系統中進行RFID電子標簽掃描登記，記錄借出時間和檔案編號。

3、檔案歸還

（1）用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案RFID電子標簽，登記歸還時間和檔案編號，完成歸還登記，若用戶超過指定的查閱時間，系統會自動提醒;

（2）保管處工作人員將檔案放回指定存放地點前，要進行RFID電子標簽掃描登記，登記入庫時間，完成登記后，檔案變成入庫狀態。

4、檔案防盜

所有館藏檔案均處于RFID讀寫器的讀取范圍中，當檔案被取出時，由出庫口的RFID讀寫器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經檔案管理信息系統發出出庫指令而異常離開庫位，監控模塊會激活警報模塊發出異常情況警報，以提醒工作人員注意。同時，系統會記錄異常情況并生成相應的報警信息，以便后續的追蹤和處理。

5、檔案銷毀

檔案館定期對已過期的檔案進行銷毀處理，銷毀前，工作人員需要在系統中進行銷毀申請，包括檔案名稱、檔案編號、銷毀原因等信息，系統會生成銷毀申請單，由相關領導審批后方可進行銷毀操作。

在銷毀過程中，工作人員需要按照系統生成的銷毀清單逐一核對檔案，并在系統中進行檔案銷毀登記，記錄銷毀時間和檔案編號。銷毀完成后，系統會自動更新檔案狀態為已銷毀，并生成銷毀報告。

6、檔案盤點管理

采用RFID技術進行檔案資料的盤點，使得原來繁瑣的檔案盤點工作變得簡單快速，檔案管理系統通過發出盤點指令，將指令發送到移動終端上的庫房管理終端，庫房管理員根據RFID手持終端上的提示，讀取檔案格和存放檔案的標簽信息，完成一個檔案格的盤點操作，并依次進行，直到完成所有檔案的盤點操作。

7、檔案環境監測管理

檔案管理的環境對于保護檔案資料的完整性非常重要，紙質檔案資料往往非常珍貴和有價值，因此受到保存環境的影響，包括灰塵、光線、濕度和溫度等因素，其中，環境溫度和濕度的影響尤為突出。

為了確保檔案資料的完整保護，采用室內環境監測控制系統來實現對檔案室的環境指標要求的監測和控制，尤其是溫度和濕度的監控系統。

七、項目建設特點

1、先進的RFID技術

本系統采用最先進的RFID技術進行建設，具有快速、高效、批量、穿透性強、數據容量大、使用壽命長、安全性高等優點。作為物聯網行業的核心技術，RFID技術是未來發展的趨勢和方向。

2、組件化軟件系統

軟件系統采用模塊化組件結構，提高系統的可擴展性和可定制性，滿足不同客戶的需求。通過組件化的設計，可以靈活應對不同規模和功能要求的檔案管理需求。

3、系統級聯部署

系統采用獨立的目錄服務器，可以將各個獨立的檔案系統進行級聯，形成一套國家級的檔案系統。通過整合數據和檔案查詢，實現系統內的一體化查詢功能。

4、高安全檔案管理

本系統提供高安全性的檔案管理方案。通過綜合運用高級門禁系統、視頻監控聯動、環境監控、紅外區域防護技術以及先進的RFID技術，實現對檔案的多重防護，確保檔案的存儲和訪問安全。對于高安全級別的檔案，還可設置機密庫房，進一步提升訪問安全控制。

5、精準的定位檢索

基于先進的RFID技術和軟件系統算法，本系統實現了對檔案的精準定位和快速檢索功能。通過標簽識別和定位算法，可以高效地進行檔案檢索和存取，提高檔案管理的效率和準確性。

6、高效的檔案存取

借助RFID技術的優勢，如高速識別和穿透性識別，本系統實現了批量檔案的快速存取。通過堆垛掃描等方式，大幅提高了檔案的存取效率。

7、檔案生命周期管理

本系統支持對檔案生命周期的管理，記錄檔案的保存起止時間，并及時提醒到期的檔案，釋放存儲空間。通過有效的管理和提醒，實現檔案的合理利用和管理。

8、一體化聯動

本系統支持門禁、視頻監控、環境監控、周邊防護、LED公告顯示、短信提醒等系統的一體化聯動。不同系統之間相互配合工作，實現最大化的功能應用。提供整體檔案館安防、環境監控、信息公示、短信提醒等一體化解決方案。

9、信息公示

通過在檔案查閱大廳設置LED公告顯示屏，展示檔案查詢者所查詢的檔案的狀態、檢索進度等信息，方便查詢者了解查詢情況，提高用戶滿意度。在檔案庫設置小型LED顯示屏，顯示庫存、庫房訪問者、環境等信息，提高檔案庫的管理效果。

10、短信提醒

系統支持短信提醒功能，包括非法帶出提醒、借閱、借調預期提醒和借閱、借調到期提醒，通過自動發送短信提醒工作人員、借閱者和相關領導，實現對非法帶出、預期到期和到期未歸還檔案的及時管理和控制。